業務の課題を改善しながら進める

改善活動を行っていると日常の課題が多く出てくる。
改善というよりは業務の課題そのものなので、改善という感じではなく業務という感じになる。改善案一覧に業務の課題を書いてもいいものか、と疑問も湧く。
結論からいえば、改善活動に業務の課題を書くのは構わない。改善とは、業務の目的を考え「目的によるロス」がないか。次いで「方法によるロス」はないか。最後に「人によるロス」はないかを考える。
改善活動の目的は、継続的に組織生産性を高めるため、改善を習慣化し、組織文化として定着させていくことであると考えている。

改善というと何か問題はないか、既存のやり方をもっと工夫できないかといった発想になる。それはそれで良いのだが、これからやろうとする業務を、改善を意識しながら進めると自然な活動になる。
「この業務の目的は何か」「もっとシンプルな方法はないか」「どうせやるなら何か標準化したツールにしよう」「目標時間を設定しよう」といった具合である。
仮に同じような課題が発生したら、対処療法的な改善を行った、あるいはチーム内で共有していなかった、ということになる。

気になること

例えば、〇〇業務の標準化という課題があったとする。 標準化をするにあたり、気になることはないだろうか。
標準化をしたいという背景には、例外が頻発しているから。
ではその例外にはどんな傾向があるのだろうか。特定顧客かもしれない。だとしたら、その顧客と調整する必要がある。このように考えていくと、その課題を解決する上でポイントとなるコトが具体的に見えてくる。このように、具体的に課題を解決する上で気になること、細かいことを見える化することを「課題ばらし」と表現し、書くようにしている。
改善マインドが浸透していくにつれ、業務計画や振り返り、チーム内での共有といった融合がマネジメントの質を高めていく。